Sozialhilfe: Bearbeitungsfehler und systematische Defizite
Landesrechnungshof nahm sich die offene Mindestsicherung und Leistungen der Bezirksbehörden zwischen 2014 und 2018 vor.
Bregenz Eines gleich vorweg: Leistungen zur Existenzsicherung in der offenen Mindestsicherung, künftig Sozialhilfe genannt, unterstützen als letztes soziales Auffangnetz Menschen in Notlagen. Sie werden aus Sozialfondsmitteln finanziert und umfassen insbesondere Zahlungen zur Sicherung des Lebensunterhalts und Wohnbedarfs. Ergänzend können beispielsweise auch Hilfen zur Deckung von Sonderbedarfen gewährt werden, die unter anderem zur Anschaffung von Möbeln oder großen Haushaltsgeräten dienen. Die Ausgaben stiegen in den Jahren 2014 bis 2017 um beinahe 60 Prozent und sanken im Folgejahr um rund ein Fünftel auf knapp 36 Millionen Euro für rund 15.000 unterstützte Personen. Für den Prüfzeitraum lag die durchschnittliche Bezugsdauer bei 29 Monaten. Der Vollzug obliegt den Sozialabteilungen der Bezirkshauptmannschaften.
Verbesserungspotenziale sind gefragt
Die Prüfer analysierten den Ablauf zur Leistungsgewährung und nahmen 100 risikoorientiert ausgewählte Akten in den vier Bezirksbehörden unter die Lupe. „Er (der Rechnungshof) stellte zwar ein weitgehend einheitliches Vorgehen fest, dennoch identifizierte er auch Unterschiede. Diese bestanden beispielsweise bei Prüfroutinen zur Aufdeckung von Auffälligkeiten, der Einholung ärztlicher Gutachten, dem Zusammenwirken mit Gemeinden oder dem Umfang von Barauszahlungen“, heißt es im Prüfbericht, den Brigitte Eggler-Bargehr als Direktorin des Landesrechnungshofs am Donnerstag präsentierte. Und weiter: „Good-Practice-Beispiele einzelner Sozialabteilungen werden derzeit zu wenig für alle nutzbar gemacht. Die Aktenprüfung zeigte darüber hinaus Bearbeitungsfehler und systematische Defizite auf. Diese waren teils mit erhöhten Ausgaben oder Mindereinnahmen verbunden.
“Im Rahmen der Prüfung konnten wir Verbesserungspotentiale im Bereich des Vollzugs, der Koordination durch die Oberbehörde sowie der Datenlage identifizieren.”
RH-Direktorin Brigitte Eggler-Bagehr
Beispielsweise wurden fehlerhafte Zahlungen getätigt, Möglichkeiten zur Rückerstattung von Umsatzsteuerbeträgen nicht durchgängig genutzt oder Sonderzahlungen bei Ermittlung des Leistungsanspruchs abweichend berücksichtigt. Insbesondere bei Sonderbedarfen unterschied sich die grundsätzliche Bewilligungspraxis. Um einen einheitlichen Vollzug gewährleisten zu können, ist der Umfang der Leistungsgewährung besser abzustimmen. So wurden bestimmte Gegenstände wie Fernsehmöbel, Couchtische oder Staubsauger von einzelnen Sozialabteilungen bewilligt, von anderen in der Regel abgelehnt.“ Weiters seien Zusagen für Kostenübernahmen ab bestimmten Wertgrenzen erst nach einer Kontrolle im Vier-Augen-Prinzip zu tätigen. Die Kritik der Prüfer: „Entgegen einem Erlass zur Verbesserung des Internen Kontrollsystems wurden nicht alle Forderungen im IT-System erfasst.“
Koordinationsrolle verstärkt wahrnehmen
Der Abteilung Soziales und Integration (IVa) im Landhaus würden als Oberbehörde Weisungs- und Kontrollbefugnisse zukommen. Sie habe unter anderem einen einheitlichen Vollzug der Bezirkshauptmannschaften sicherzustellen, heißt es im Prüfbericht. „Dazu führt sie bereits wichtige Maßnahmen durch, diese sind jedoch zu verbessern und zur Unterstützung der Sachbearbeitenden auszubauen. Ergänzend zu den halbjährlichen Dienstbesprechungen, die einen großen Teilnehmerkreis aufweisen, sollten auch kleinere Besprechungsformate für einen praxisnahen Austausch eingeführt werden“, empfiehlt der Rechnungshof. „Ebenso ermöglicht eine nähere Kategorisierung der Entscheidungssammlung, dass relevante Judikate leichter aufgefunden werden. Weiters sind Erlässe zu aktualisieren und Leitlinien zur Gewährung ergänzender Leistungen zu überarbeiten. Mit der Fachaufsicht steht grundsätzlich ein geeignetes Instrument zur Koordination und Kontrolle zur Verfügung. Um deren Wirksamkeit zu erhöhen, hält es der Rechnungshof für zweckmäßig, während der Überprüfung Einsicht in Daten des spezifischen IT-Systems zu nehmen sowie betriebswirtschaftliche Mitarbeitende einzubinden. Die Prüfer regen an, Ergebnisse der Fachaufsicht mit allen Bezirksbehörden zu besprechen, um einen breiteren Wissenstransfer zu erreichen. Denn: „Derzeit werden Arbeitsbehelfe zur Einschulung und laufenden Information der Sachbearbeitenden weitgehend nicht zentral bereitgestellt. Dies wird aus Gründen der Effizienz und Einheitlichkeit im Vollzug jedoch als sinnvoll angesehen. Im Hinblick auf eine stärkere Koordination ist zudem je nach Sachthema die Federführung einer Bezirkshauptmannschaft zu prüfen.“
Veraltete Technologie und Schwachstellen
Um die Abwicklung von Sozialleistungen elektronisch zu unterstützen, wird seit vielen Jahren ein spezifisches IT-System eingesetzt. Darin ist zur laufenden Überprüfung von Leistungsvoraussetzungen unter anderem ein automatisierter Datenaustausch mit wesentlichen Systempartnern eingerichtet. Auch hier liegt offenbar manches im Argen: „Diese Fachanwendung weist auf Grund ihrer veralteten Technologie jedoch Sicherheitsrisiken auf. Mit der geplanten Umstellung auf ein Nachfolgesystem werden Schwachstellen nur teilweise behoben. Weiters sind Mängel in der Benutzerverwaltung, wie ein fehlendes systembasiertes Vier-Augen-Prinzip, zu beseitigen und Benutzerrechte auf den notwendigen Umfang zu beschränken. Seit Mitte 2017 steht im IT-System ein neues Modul für die Berechnung von Leistungsansprüchen bereit. Dennoch erfolgten im Jahr 2020 nach wie vor Berechnungen teils außerhalb des Systems, die Nutzung des Moduls wurde von der Abteilung Soziales und Integration (IVa) nicht verpflichtend vorgegeben. Zudem, so die Kritik der Prüforgane, sei die Auswertung der damit erfassten Daten bislang technisch nicht realisiert. Auch zu wenige Pflichtfelder im IT-System führen zu einer eingeschränkten Datenbasis. Kennzahlen, wie zum Arbeitsmarktpotenzial der Beziehenden, können nicht, andere zum Teil nur näherungsweise ermittelt werden.
„Diese sind wichtig, um beispielsweise die Wirksamkeit von Maßnahmen zur raschen (Wieder-)Eingliederung in das Erwerbsleben überprüfen zu können. Eine verbesserte Datengrundlage ist zu schaffen und ermittelte Kennzahlen sind vermehrt für öffentliche Berichte bereitzustellen“, heißt es im Prüfbericht, der darüber hinaus 40 Empfehlungen für die betroffenen Behörden enthält.